A área de compras trabalha todos os dias com gestores de diferentes áreas e participa de decisões que impactam toda a empresa.

A influência de compras junto às áreas requisitantes determina em que etapa a equipe participa dessas decisões: no planejamento da demanda ou apenas na emissão do pedido.

Tecnologia, processos e conhecimento técnico são necessários para a operação de compras. Para participar das decisões do negócio, a área também precisa ter influência dentro da empresa.

Com uma relação de confiança, as áreas requisitantes envolvem compras mais cedo. A equipe entende melhor as necessidades de cada área e planeja as aquisições com mais antecedência.

Esse planejamento traz quatro efeitos. As demandas de última hora diminuem e sobra mais tempo para negociar. Prazos e entregas ficam mais claros, e a seleção de fornecedores e propostas melhora.

A alçada formal de compras não é suficiente para conquistar essa confiança. O relacionamento entre compras e as demais áreas melhora com cinco fatores: atendimento previsível, atenção às necessidades de cada área, comunicação clara, uso de termos de negócio como prazo, custo e risco, e apresentação de resultados.

Veja cinco práticas que ajudam compras a ganhar influência junto às áreas requisitantes.

1. Estabeleça acordos de nível de serviço com as áreas requisitantes

Uma boa relação começa com expectativas claras. As áreas requisitantes precisam saber quanto tempo cada tipo de contratação leva, quais informações devem enviar, quais etapas fazem parte do processo e quem responde por cada decisão.

Acordos de nível de serviço (SLAs) criam essa previsibilidade. O prazo de uma contratação complexa inclui sourcing, análise, negociação e aprovação. A área requisitante precisa conhecer esse prazo antes de abrir a solicitação.

2. Centralize a entrada das demandas

Um pedido por e-mail. Outro pelo chat. Uma aprovação em reunião. Uma informação importante enviada por mensagem.

Com pedidos em canais diferentes, compras perde tempo reunindo informações e a área requisitante não consegue acompanhar o andamento do processo.

Cada canal adicional aumenta o número de mensagens e atualizações que compradores e requisitantes precisam acompanhar. Um artigo publicado pela Harvard Business Review em 2016 mostra que o tempo dedicado por gestores e profissionais a reuniões, chamadas e e-mails cresceu 50% ou mais ao longo de duas décadas.

Plataformas de orquestração de compras concentram as solicitações em um canal único. A área requisitante abre o pedido por um formulário padronizado e acompanha cada etapa do processo.

Compradores e requisitantes consultam o status no mesmo sistema, sem depender de trocas de e-mails e atualizações manuais.

Compras recebe solicitações completas e organizadas. O requisitante sabe em que etapa está o pedido e qual é o prazo previsto.

3. Construa um calendário de compras com as áreas

O planejamento com as áreas começa antes da requisição. Compras pode se reunir com os gestores para levantar demandas recorrentes, renovações de contrato previstas, projetos futuros e períodos de maior consumo. Com esse levantamento, a equipe não depende de receber a necessidade com prazo apertado.

Com essas informações, a área monta um calendário de compras por categoria e antecipa parte das contratações.

Tecnologia e inteligência artificial apoiam esse planejamento com alertas de vencimento de contratos, histórico de aquisições e frequência das demandas. Com esses registros, compras prevê quando uma nova compra será necessária.

4. Compartilhe informações de mercado antes da requisição

Compras tem acesso a informações que ajudam outras áreas antes mesmo de uma contratação começar.

Variações de preço, disponibilidade de fornecedores, riscos de abastecimento, mudanças regulatórias e a oferta em determinadas categorias podem alterar o prazo, o orçamento e o formato de uma aquisição. Indicadores de mercado ajudam a acompanhar essas variações.

Com essas informações, a área requisitante ajusta o planejamento antes de formalizar o pedido. Compras participa do planejamento da demanda, além da execução da compra.

Um exemplo: diante de escassez ou alta de preços em determinado mercado, um aviso antecipado permite que a área requisitante avalie alternativas, revise cronogramas ou antecipe a negociação.

5. Mostre o valor gerado para cada área atendida

Saving é um indicador importante, mas não representa sozinho todo o valor entregue por compras. Redução de riscos, melhoria de prazos, aumento da concorrência, desenvolvimento de novos fornecedores, ganhos de eficiência e melhores condições contratuais também devem entrar na prestação de contas às áreas atendidas.

Compartilhe resultados com as áreas atendidas periodicamente e relacione os indicadores financeiros de compras aos objetivos de cada stakeholder.

Para uma área preocupada com prazo, um relatório de economia tem pouco impacto. Para uma área que precisa garantir a continuidade de uma operação crítica, redução de risco e desempenho dos fornecedores são indicadores mais relevantes.

Apresentar resultados em prazo, custo e risco, relacionados às metas de cada área, aumenta a influência de compras junto aos requisitantes.

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Até a próxima! 😉