Em um passado não tão distante, o departamento de suprimentos tinha a exclusiva função de atender a pedidos de compras diretas e indiretas de diversas áreas.

O principal problema era que muitos desses pedidos eram feitos com urgência, sem as informações necessárias, exigindo dos compradores um verdadeiro malabarismo.

Essa falta de estratégia resultou em prejuízo financeiro para as empresas, pois o alto investimento não trazia retornos para o negócio.

Mas para sobreviver em um mercado competitivo, a mudança foi inevitável. Hoje, o departamento de compras é considerado um dos mais estratégicos para as organizações.

No entanto, ainda existem muitas dúvidas sobre o funcionamento da área de compras, que vai muito além dos processos de negociação com fornecedores.

A seguir, conheça as principais tarefas do departamento de compras e como tornar o setor mais estratégico.

Continue a leitura!

Departamento de compras: principais atividades e estratégias

O comprador tem diversas tarefas a cumprir no dia a dia e um propósito claro: buscar a redução de custos da empresa, sem que isso impacte na qualidade dos produtos ou serviços adquiridos.

Conheça algumas dessas atividades e como ser mais estratégico em cada uma delas:

Contratação de fornecedores

O departamento de compras é o setor responsável pela seleção de fornecedores. Quem atua na área, precisa ter conhecimento sobre as principais demandas da empresa, tanto em matéria-prima quanto em equipamentos e serviços.

Antes de iniciar o processo de aquisição com algum fornecedor, o comprador precisa considerar diferentes aspectos, como preço, qualidade, prazos de entrega, formas de pagamento, questões relacionadas a riscos e compliance.

Apesar de parecer um processo simples, a contratação de fornecedores é uma das tarefas que costumam demandar mais tempo dos compradores. Por isso, ter uma ferramenta de gestão de fornecedores ajuda a otimizar o trabalho e a reduzir custos da área de compras.

Avaliação do desempenho das compras

O desempenho das compras está ligado à performance da empresa como um todo. Perguntas como “melhora o produto que chega ao cliente?”, “interfere no retorno do investimento?”, “atende às regras de compliance?” são algumas das questões a serem consideradas.

Por exemplo, se muitas reclamações forem reportadas com relação ao produto final ou se fornecedores não atendem às regras e políticas da empresa, o departamento de compras deve reavaliar sua base de parceiros e agir rapidamente para mudar a situação.

O trabalho de avaliação de fornecedores deve ser constante para melhorar o funcionamento do departamento de compras. Um bom parceiro deve acompanhar o feedback de seu serviço e entender o que pode ser melhorado, mesmo que não haja nada aparentemente errado.

Análise das requisições de compra

Uma das principais funções do departamento de compras é produzir e avaliar as requisições internas. Por exemplo, quando um pedido é realizado, pode ser que informações sobre estimativa de custos já tenham sido fornecidas anteriormente.

A análise das requisições de compras por parte dos compradores é importante, já que cada real economizado em compras significa um real de lucro para a organização. O profissional precisa avaliar se o pedido de compras está de acordo com os objetivos do negócio e com o orçamento disponível.

Os compradores também podem apresentar uma contraproposta para o pedido interno, estimar prazo, buscar um produto alternativo, encontrar um fornecedor mais interessante ou estabelecer um teto de gastos para uma nova proposta.

Definição dos KPIs em compras

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são fundamentais para diversas áreas. Os KPIs permitem avaliar dados importantes para alcançar metas e resultados positivos para o negócio.

Cada setor da empresa tem seus próprios KPIs, pois eles medem o progresso de forma diferente. No departamento de compras, alguns dos indicadores que podem ser acompanhados são:

• Savings
• Quantidade de requisições atendidas por mês
• Número de compras de reposição
• Índice de satisfação dos clientes

Ter KPIs em compras bem definidos é fundamental para que os compradores tenham mais assertividade nas decisões. Além disso, o departamento consegue mensurar seu desempenho e identificar problemas que poderiam passar despercebidos.

Redução de custos

Aumentar a receita da empresa deve ser meta de todos os setores. Entretanto, alguns têm um peso maior nessa tarefa. Como o mercado está cada vez mais competitivo, as margens de lucro tendem a ser bem reduzidas, o que deixa o investimento material no topo da lista de gastos.

Digamos que uma fábrica venda seu produto por R$ 100 com gasto material de R$ 50, custo de produção de R$ 30 e lucro de R$ 20. Se o setor de compras reduzir o custo de aquisição do material em 10%, o lucro líquido aumentará em R$ 5 (25%).

Consequentemente, se a produção reduzir seu custo em 10%, o lucro líquido aumentará em R$ 3 (15%). À primeira vista, pode parecer pouco, mas quando são vendidas mais de 1000 unidades, esses valores se tornam relevantes para a lucratividade da empresa.

Negociação com parceiros

Uma das principais habilidades do comprador é saber negociar com parceiros e conquistar as melhores oportunidades. O profissional precisa dominar a arte da negociação, entender sobre finanças e saber convencer o fornecedor a oferecer a melhor proposta.

O mesmo vale para seus clientes internos. As novas práticas do departamento de compras, incluindo uma boa negociação, impactam diretamente nos lucros da empresa.

Valor estratégico do departamento de compras

Além da atuação operacional, os compradores trabalham para planejar os gastos da empresa. É por meio desse planejamento que é possível fazer investimentos maiores sem impactar negativamente as contas ou a folha de pagamento, por exemplo.

O departamento de compras também avalia suas ações ao longo do tempo, medindo suas consequências e criando projeções. Uma mudança de fornecedor, por exemplo, exige um cuidado maior antes de assinar o contrato de fornecimento, além de um período de teste.

Durante esse período, a qualidade do produto final, para o caso de matéria-prima, e a atuação dos fornecedores são avaliadas e comparadas. Caso os KPIs estabelecidos indiquem progresso, a ação foi bem-sucedida. Caso contrário, é hora de reavaliar e idealizar um novo plano.

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