A área de compras se relaciona diariamente com diferentes stakeholders e participa de decisões que impactam toda a organização.

Ocupar espaço nas decisões do negócio não depende apenas de tecnologia, processos ou conhecimento técnico. Depende também de influência organizacional.

Compras que constrói uma relação de confiança com as áreas requisitantes participa das decisões mais cedo, compreende melhor as necessidades do negócio e planeja as aquisições com mais antecedência.

O resultado aparece na própria operação: menos demandas de última hora, mais tempo para negociar, maior clareza sobre prazos e entregas e melhores condições para encontrar fornecedores e propostas adequados.

Influência, porém, não vem apenas da alçada formal de compras. É construída com previsibilidade no atendimento, escuta das necessidades das outras áreas, comunicação clara, linguagem de negócio e capacidade de mostrar o impacto das decisões tomadas.

Veja algumas atitudes que ajudam compras a fortalecer essa influência junto às áreas requisitantes.

1. Estabeleça acordos de nível de serviço

Uma boa relação começa com expectativas claras. As áreas requisitantes precisam saber quanto tempo cada tipo de contratação exige, quais informações devem fornecer, quais etapas fazem parte do processo e quem é responsável por cada decisão.

Estabelecer acordos de nível de serviço (SLAs) ajuda a criar essa previsibilidade. Se uma contratação complexa exige determinado prazo para sourcing, análise, negociação e aprovação, essa informação precisa estar disponível antes de a demanda chegar com prazo apertado.

2. Estruture a entrada das demandas

Demandas que chegam por diferentes canais fazem compras perder tempo consolidando informações, enquanto a área requisitante perde visibilidade sobre o andamento do processo.

Esse problema ganha ainda mais relevância em organizações cada vez mais colaborativas.

Um estudo publicado pela Harvard Business Review mostrou que o tempo dedicado por gestores e profissionais a atividades colaborativas, como reuniões, e-mails e chamadas, aumentou mais de 50% ao longo das últimas décadas.

A tecnologia pode reduzir parte dessa complexidade. Em plataformas de orquestração de compras, a área requisitante pode realizar sua solicitação por um ponto de entrada estruturado e acompanhar o processo desde a requisição até as etapas seguintes.

Em vez de depender de sucessivas trocas de e-mails e atualizações manuais, todos passam a ter maior visibilidade sobre o fluxo.

Para compras, isso significa demandas mais completas e organizadas. Para o requisitante, mais transparência e previsibilidade.

3. Construa um calendário de compras junto às áreas

Influência também se constrói antes de a requisição chegar. Em vez de esperar que as áreas procurem compras com uma necessidade já de última hora, a área pode conversar com os stakeholders para entender demandas recorrentes, renovações previstas, projetos futuros e períodos de maior necessidade.

A partir dessas informações, é possível construir um calendário de compras por categoria e antecipar parte das contratações.

Tecnologia e inteligência artificial podem apoiar esse processo com alertas sobre vencimentos de contratos, histórico de aquisições, recorrência das demandas e outros sinais que indiquem quando uma nova compra se aproxima.

4. Compartilhe inteligência antes da requisição

Compras possui acesso a informações que podem ser valiosas para outras áreas antes mesmo de uma contratação começar.

Movimentos de preço, disponibilidade de fornecedores, riscos de abastecimento, mudanças regulatórias e movimentos de determinadas categorias podem alterar prazo, orçamento ou até a estratégia de uma aquisição.

Compartilhar essa inteligência antecipadamente muda a dinâmica da relação.

Em vez de ser acionada apenas para executar uma compra já definida, a área passa a contribuir para o planejamento da demanda.

Se determinado mercado enfrenta escassez ou aumento de preços, por exemplo, avisar a área requisitante com antecedência permite avaliar alternativas, rever cronogramas ou antecipar uma negociação.

5. Mostre o valor gerado para as áreas atendidas

Saving é importante, mas não representa sozinho todo o valor entregue por compras.

Redução de riscos, melhoria de prazos, aumento da concorrência, desenvolvimento de novos fornecedores, ganhos de eficiência e melhores condições contratuais também precisam fazer parte dessa conversa.

Por isso, vale compartilhar periodicamente os resultados com as áreas atendidas, relacionando os indicadores aos objetivos de cada stakeholder.

Para uma área preocupada com prazo, mostrar apenas economia pode ter pouco impacto.

Para outra que precisa garantir continuidade de uma operação crítica, redução de risco e desempenho dos fornecedores podem ser indicadores muito mais relevantes.

Influência aumenta quando compras consegue falar a linguagem do negócio e demonstrar como sua atuação contribui para os resultados das outras áreas.

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Até a próxima!