A automação dos processos de compras já é realidade em muitas empresas, em função dos inúmeros resultados que geram para os negócios.

Ao transformar as etapas manuais em operações mais ágeis, econômicas, seguras e até mesmo sustentáveis, compradores ganham tempo para inovar e tomar as melhoras decisões.

Apesar dessa evolução, ainda existem empresas e profissionais resistentes às novas tecnologias, principalmente por falta de visibilidade de como a digitalização pode ser um fator de competitividade e aceleração do crescimento.

Ao contrário do mito que ainda existe, a automação dos processos de compras não substitui o papel do comprador, mas sim é complementar às suas atividades.

Neste post, entenda melhor o que é automação de compras, seus benefícios e dicas de como implementar com sucesso uma solução.

Aproveite a leitura!

O que é automação dos processos de compras?

A automação dos processos de compras é conquistada com o uso de soluções digitais de e-Procurement para substituir atividades manuais do setor.

Ainda que, através de e-mails, compradores podem receber propostas de fornecedores, os riscos de compliance, baixa produtividade e falhas nos processos são muito altos.

Nesse cenário, as áreas de compras que continuarem resistentes à digitalização dos processos, perderão competitividade e fatalmente podem não sobreviver a longo prazo.

Além disso, a automação dos processos de compras libera o comprador da rotina operacional, para direcionar o foco nas estratégias relevantes para as empresas.

Processos que demoravam dias, ou até mesmo meses, podem ser realizados em uma única plataforma online.

Agora, os profissionais de compras, que antes eram conhecidos como “tiradores de pedidos”, são negociadores estratégicos e, contribuem, inclusive, para a inovação do negócio.

Saiba quais são os benefícios da automação dos processos de compras

• • Aumento de produtividade: com a automação dos processos operacionais, as compras são mais ágeis e o lead time é reduzido.
  • Redução de custos: menos atividades operacionais demandam menos esforço e investimentos desnecessários.
  • Preços melhores: tomadas de preços com mais fornecedores estimulam a competitividade e garantem mais saving.
  • Maior confiabilidade dos dados: a automação dos processos contribui para que as informações estejam corretas e seguras.
  • Padronização dos processos: processos que acontecem da mesma maneira e de forma contínua colaboram para reduzir erros e atrasos.
  • Centralização das informações: permite que compradores e fornecedores tenham acesso aos dados e processos em tempo real e em um único ambiente.
  • Integração entre as áreas: com os processos de compras automatizados, é possível garantir integração entre as diferentes áreas envolvidas.
  • Planejamento de compras: acesso ao histórico de compras e de preços, entre outros dados relevantes, para auxiliar novas aquisições.
  • Transparência nas transações: as interações ficam registradas na plataforma, permitindo atuar com compliance e facilitar auditorias.
  • Acesso a indicadores (KPIs): o acesso aos KPIs de compras contribui para tomadas constantes de decisão, baseadas em dados.
  • Melhor relacionamento com fornecedores: melhora a comunicação e a interação entre os parceiros de negócio.

Como implantar a automação dos processos de compras na sua empresa?

A automação dos processos de compras da sua empresa pode acontecer aos poucos e de forma escalável, com um processo de gestão de mudanças bem estruturado e planejado. Os passos para automatizar a área de compras incluem:

Confira as dicas para o sucesso da automação dos processos de compras

1. Escolha a solução ideal para o seu negócio

A escolha de uma plataforma de compras precisa ser feita com cautela, pois a ferramenta tem que atender às diversas necessidades do seu negócio.

2. Monte uma equipe de apoio

selecione algumas pessoas que sejam facilitadoras para tirar dúvidas dos outros profissionais em relação a todo o processo de digitalização.

3. Defina os responsáveis pela implementação

Esse tipo de definição garante um controle adequado e assertivo de toda a gestão de mudanças, evitando pontos que gerem complicações.

4. Comece pelos processos mais simples

Por mais que a automatização dos processos de compras seja completa, o ideal é iniciar a automação dos processos mais simples.

5. Comunique o que está sendo feito

Para que todos conheçam os novos processos de compras, a comunicação com outras áreas é uma etapa fundamental durante a implementação da solução.

6. Capacite compradores e fornecedores

O treinamento das pessoas envolvidas – compradores e fornecedores – é essencial para garantir que todos usufruam dos benefícios oferecidos pela tecnologia e automação.

7. Avalie os resultados

Entenda quais foram os impactos da solução de gestão de compras na rotina dos compradores e se há ajustes a serem feitos.

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