A gestão de categorias organiza o gasto da empresa em grupos com características próprias de mercado, risco e negociação, e permite que compras trate cada grupo com a estratégia adequada.
O modelo tradicional monta esse plano a partir de análises feitas em ciclos fixos. O mercado não segue esse calendário. Preços oscilam, fornecedores enfrentam novos riscos, demandas internas mudam e oportunidades aparecem ao longo do ano inteiro. Um plano montado com dados de meses atrás pode não representar mais a realidade da operação.
Além de gerar saving, uma gestão de categorias estruturada aumenta a eficiência, diversifica a base de fornecedores e antecipa riscos que comprometem o fornecimento.
Segundo o Gartner, a prática também aumenta a efetividade da área de compras ao permitir que os times direcionem tempo e recursos conforme a necessidade de cada categoria.
A seguir, confira como sair do plano anual da gestão de categorias para a decisão contínua:
1. Estruture as categorias de acordo com o negócio
O primeiro passo é decidir como agrupar os gastos. As categorias podem considerar produtos e serviços semelhantes, áreas de negócio, fornecedores, características do mercado ou outros critérios relevantes para a organização.
Uma divisão inicial comum separa:
- Gastos diretos: ligados aos produtos e serviços necessários para a atividade principal da empresa;
- Gastos indiretos: ligados à manutenção e ao funcionamento da organização.
Não existe uma estrutura única adequada a todas as empresas. O que importa é que a categorização represente a realidade do negócio e permita responder quanto a empresa compra, de quem compra e quais características influenciam cada mercado fornecedor.
2. Transforme dados em uma estratégia para cada categoria
Histórico de gastos, contratos, desempenho de fornecedores, riscos e características do mercado sustentam a decisão de negociação e fornecimento de cada categoria.
Uma categoria com poucos fornecedores disponíveis exige um caminho diferente de outra com grande concorrência. Uma categoria exposta à variação cambial pede outro tratamento, distinto daquela em que o desafio principal está no desempenho dos fornecedores.
A partir dessa visão, compras define prioridades e direciona esforço para as categorias que mais precisam de atenção.
3. Use IA para transformar análises periódicas em inteligência contínua
Segundo o Gartner, mais de 70% dos Chief Procurement Officers priorizam a integração de inteligência artificial, analytics avançado e automação na gestão de categorias até o final desta década, com o objetivo de migrar do processamento manual de dados para análises preditivas.
Consolidar informação em planilha para revisar uma categoria consome dias de trabalho. Plataformas AI First processam grandes volumes de dados e apontam alterações no desempenho dos fornecedores, riscos em formação, oportunidades de negociação e o que exige uma nova decisão.
4. Acompanhe os indicadores que mantêm a estratégia viva
Os KPIs de cada categoria mostram quando revisar o plano, antes do próximo ciclo de planejamento:
- TCO: mostra o custo total da aquisição, além do preço negociado;
- Saving: acompanha as economias geradas pelas negociações;
- Desempenho de fornecedores: monitora qualidade, entregas, prazos e níveis de serviço;
- Concentração de fornecedores: identifica dependências que aumentam o risco da categoria;
- Riscos financeiros, operacionais e ESG: antecipam situações capazes de comprometer o fornecimento;
- Tempo de ciclo: mostra quanto tempo a categoria leva para avançar pelas etapas do processo de compras.
Com apoio de dados, IA e automação, compras verifica de forma permanente se os fatores que sustentam cada categoria continuam válidos, e a gestão da base de fornecedores alimenta essa verificação com informação atualizada.
Nesse modelo, a gestão de categorias funciona como um processo contínuo de decisão, e compras direciona recursos para onde geram mais valor.
No blog ME, você encontra outros conteúdos sobre gestão de categorias, sourcing e tecnologia para compras.
Até a próxima! 😉
