De uns anos para cá, a área de compras vem contribuindo de maneira significativa para a economia e competitividade das empresas. Com a modernização do setor ao longo dos anos, os processos operacionais e, muitas vezes, burocráticos e demorados, podem ser automatizados, por meio da tecnologia e de soluções digitais cada vez mais robustas.
A automação de compras libera os compradores da rotina operacional para direcionar seus esforços às estratégias que agregam valor aos negócios. Além disso, automatizar os processos contribui para que os profissionais tenham acesso a dados e insights em tempo real, tornando as decisões mais ágeis e eficazes.
As principais etapas do fluxo de compras podem ser automatizadas:
- Requisição de compra
- Seleção de fornecedores
- Cotação de preço
- Análise de propostas
- Negociação com fornecedores
- Fechamento de compra
A seguir, confira os principais benefícios da automatização em compras e os impactos para você e sua equipe:
Os principais benefícios da automação de compras:
1. Economia
A digitalização dos processos de compras diminui os custos operacionais do setor, pois elimina as principais tarefas manuais dos compradores, otimizando tempo e recursos.
Além disso, ao automatizar as etapas de compras, os compradores são liberados para se dedicar às estratégias que podem gerar mais lucros ao negócio.
No lugar do dia a dia operacional, burocrático e custoso, os compradores podem buscar melhores preços nas negociações com fornecedores, savings e ótimas condições de pagamento.
2. Produtividade
Os processos de compras, que ainda não são digitalizados, dependem de planilhas, e-mails e papéis impressos, impactam a produtividade e eficiência da equipe de compras.
Diante das transformações da indústria 4.0, a gestão de compras não precisa mais ser manual e exigir grande esforço operacional por parte da equipe.
O excesso de trabalho operacional pode ainda prejudicar o clima organizacional e até mesmo o relacionamento dos profissionais com fornecedores.
3. Facilidade de acesso às informações
Com a automação dos processos de compras, todas as ações relacionadas às aquisições ficam registradas e podem ser integradas a outros sistemas e departamentos.
A centralização das informações é outro ganho, pois os registros não ficam mais localizados em arquivos e e-mails diversos, que correm o risco de serem perdidos ou apagados.
A escolha pela digitalização do fluxo de compras evitará também a perda de informações importantes para decisões futuras.
4. Comunicação e colaboração
A comunicação e colaboração com fornecedores são essenciais para otimizar os processos de compras e atender às necessidades dos clientes.
Com o acesso às informações sobre o status de um pedido, por exemplo, é possível antecipar possíveis atrasos e trabalhar em conjunto com os fornecedores para encontrar soluções.
O fortalecimento da comunicação e colaboração, por meio de soluções digitais, também facilita as negociações futuras com seus fornecedores.
5. Informações mais precisas
Na maioria das empresas, a área de compras lida com grande volume de pedidos todos os dias. Por isso, nos processos manuais, é comum ocorrer falhas e atrasos nas compras.
Por exemplo, quando as requisições chegam sem as especificações necessárias, o comprador não consegue concluir o pedido.
Já em um ambiente digitalizado e com ferramentas próprias para gestão de compras, é possível criar regras de negócios para que todas as informações sejam preenchidas.
6. Negociação com fornecedores
A etapa de negociação com fornecedores é uma das mais importantes para a performance da área de compras.
A automação permite que compradores sejam liberados do dia a dia da operação para dedicar tempo às negociações com fornecedores, aumentando assim as chances de conquistar savings.
Além disso, já existem ferramentas digitais, como o e-Procurement do ME, que consolida os valores das propostas dos fornecedores e calcula o saving de forma automatizada.
7. Centralização de pedidos
É comum o departamento de compras receber solicitações através de diversos canais e de diferentes pessoas da empresa, sem ter um fluxo definido.
Além de prejudicar o dia a dia do comprador, esses processos descentralizados pode resultar em compras erradas, perda de prazos, orçamentos incompletos, entre outros problemas.
Com o uso de soluções automatizadas, os pedidos de compras ficam concentrados em uma única plataforma, o que permite ainda uma gestão eficiente dos recursos e do fluxo de trabalho.
8. Visibilidade e transparência
A saúde financeira de uma empresa depende de diferentes fatores, e o uso consciente de recursos tem relação direta com este indicador.
Com a automatização de compras, os gestores podem acompanhar todas as etapas do fluxo, em tempo real, e verificar se tudo está sendo feito de acordo com normas da organização.
É uma forma de fortalecer o compliance da empresa e incentivar que colaboradores trabalhem em conformidade com as boas práticas de gestão de fornecedores, por exemplo.
9. Histórico de compras
Automatizar os processos da área facilita o acesso ao histórico de compras e permite que compradores consigam planejar melhor as aquisições futuras.
Com base nas compras anteriores, é possível identificar oportunidades de negociação com fornecedores, conquistar preços mais baixos e melhores prazos de pagamento, por exemplo.
Além disso, o histórico de compras pode ser usado para avaliar o desempenho dos fornecedores em relação à qualidade dos produtos, preços, prazos de entrega e outros critérios importantes.
10. Competitividade
A automação dos processos de diminui custos, otimiza processos, reduz tempo e esforços necessários para manter as operações funcionando.
Além disso, ao automatizar os processos operacionais, as empresas se tornam mais ágeis e flexíveis na gestão de compras.
Todas essas vantagens podem permitir que as organizações sejam mais eficientes e competitivas em um mercado cada vez mais acirrado.
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Até a próxima! 😉
